Kodeks postępowania dostawców STRADA Sp. z o.o.                    NR WYDANIA: 01       DATA WYDANIA: 22.04.2022
 

Wstęp

STRADA Sp. z o.o. jest świadome swojej odpowiedzialności wobec ludzi, społeczności i środowiska. Nasze postępowanie biznesowe i działania w zakresie zrównoważonego rozwoju są regulowane przez naszą Politykę Uczciwości w Biznesie, nasz Kodeks Etyki Biznesowej oraz naszymi Politykami Zrównoważonego Rozwoju.
 
Odpowiedzialne zaopatrzenie jest potężnym narzędziem, służącym promowaniu zrównoważonych wartości i praktyk w całym łańcuchu wartości. Naszym celem jest budowanie silnych, proaktywnych i długoterminowych relacji roboczych i partnerskich z naszymi dostawcami oraz promowanie odpowiedzialnego postępowania w całym łańcuchu dostaw, tworząc długofalową wartość zarówno dla STRADA Sp. z o.o., jak i jej interesariuszy. Zrównoważony rozwój jest integralną zasadą zarządzania dostawcami w STRADA Sp. z o.o. Uznajemy naszych dostawców za kluczowych dla naszego sukcesu.
 

Definicja

Dostawcami dla STRADA Sp. z o.o. są firmy lub osoby produkujące towary, zajmujące się sprzedażą towarów lub świadczeniem usług, w tym dostawcy wszystkich materiałów i usług, kontrahenci, konsultanci, usługodawcy outsourcingowi, dystrybutorzy i inni partnerzy biznesowi.
 

Zakres

STRADA sp. z o.o. zobowiązuje się do stosowania niniejszego Kodeksu w odniesieniu do swoich dostawców wszystkich towarów i usług, niezależnie od jurysdykcji, w której prowadzą działalność, oraz prawa mającego zastosowanie w tej jurysdykcji (przy czym niniejszy Kodeks stanowi wyższy standard).
 
Oczekujemy, ze nasi dostawcy będą stosować podobne wymagania w odniesieniu do własnego łańcucha dostaw.
 

Polityka

Nasz Kodeks postępowania dla dostawców (zwany dalej „Kodeksem”) określa minimalne standardy i oczekiwania w zakresie ochrony środowiska, kwestii społecznych i etycznych w odniesieniu do wszystkich naszych dostawców. Odnosi się do międzynarodowych standardów, takich jak Powszechna deklaracja praw człowieka, wytyczne ONZ dotyczące biznesu i praw człowieka, podstawowe konwencje Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP), Programie Środowiskowym Organizacji Narodów Zjednoczonych (UNEP) oraz 10 zasad ONZ Global Compact. Niniejszy Kodeks powinien być wdrażany w powiązaniu z naszą Polityką Uczciwości w Biznesie, naszym Kodeksem Etyki Biznesowej oraz naszymi Politykami Zrównoważonego Rozwoju.

 
 
Kodeks jasno określa kluczowe zasady i wartości, które kierują naszym postępowaniem i wspierają nasze wartości, polityki i zasady. Zachęca wszystkich, z którymi prowadzimy współpracę, do przestrzegania tych samych zasad. STRADA Sp. z o.o. oczekuje od swoich dostawców przestrzegania stosownych przepisów prawa lokalnego, krajowego i regionalnego oraz traktatów międzynarodowych, traktowania swoich pracowników w sposób uczciwy oraz godny z szacunkiem, zapewnienia bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy, działania w sposób odpowiedzialny ekologicznie oraz uczciwego i rzetelnego prowadzenia działalności.
 
Niniejszy Kodeks odnosi się do następujących obszarów kluczowych dla dostawców:

1. Zgodność z przepisami prawa
2. Bezpieczeństwo produktów, środowiska i klimatu
3. Bezpieczeństwo i zdrowie w pracy
4. Praca i prawa człowieka
5. Etyka biznesowa

 
Każdy z tych kluczowych obszarów tematycznych został bardziej szczegółowo wyjaśniony w załącznikach do niniejszego Kodeksu.
 

Zgodność

Chcemy współpracować z dostawcami i innymi partnerami biznesowymi, którzy podzielają nasze wartości i wysokie standardy zrównoważonego i etycznego zachowania w biznesie.
 
Oczekiwania zawarte w niniejszym Kodeksie wpłyną na naszą decyzję o nawiązaniu lub przedłużeniu istniejących relacji biznesowych; rozumiemy jednakże, iż nie wszyscy nasi dostawcy natychmiast spełnią wszystkie wymagania niniejszego Kodeksu. Jeśli dostawca nie jest w stanie spełnić naszych minimalnych wymagań, będziemy z nim współpracować w celu wdrożenia odpowiednich działań naprawczych oraz zastrzegamy sobie prawo do zawieszenia dostaw od dostawcy do czasu, gdy uznamy jego postępowanie za zadowalające. W szczególności Ci dostawcy, którzy trwale lub w znaczący sposób odbiegają od tych wymagań, zostaną wykluczeni ze współpracy z STRADA Sp. z o.o.
 

Monitorowanie i przegląd

STRADA Sp. z o.o. posiada system zarządzania relacjami z dostawcami, w celu zapewnienia spójnego procesu wyboru, oceny, monitorowania i zarządzania dostawcami STRADA Sp. z o.o.. System ten charakteryzuje się podejściem opartym na ryzyku, w celu dokonania oceny dostawców wobec wymagań niniejszego Kodeksu.
 
Stosując podejście oparte na ryzyku, będziemy oceniać nowych dostawców, zanim STRADA Sp. z o.o. nawiąże z nimi relacje biznesowe. Dodatkowo, wybrana liczba istniejących dostawców będzie okresowo poddawana ocenie i przeglądowi. Dostawcy ci zostaną wybrani w oparciu o wewnętrzne pomiary potencjalnego ryzyka w każdym z pięciu obszarów niniejszego Kodeksu.
 
 
 
Ocena taka początkowo przyjmie formę kwestionariusza samooceny. Jeżeli ocena dostawcy będzie budzić jakiekolwiek wątpliwości lub uwidoczni kwestie, które wymagają wyjaśnienia, STRADA Sp. z o.o. zwróci się do dostawcy o dalsze informacje. Odpowiednio do skali i charakteru zgłaszanych obaw, może to przybrać formę żądania dalszych informacji, konferencji telefonicznej lub spotkania. Ponadto STRADA Sp. z o.o.  zastrzega sobie prawo do żądania przeprowadzenia audytu u dostawcy na miejscu, jeśli jest to wymagane. Jeśli podczas takiego audytu zostaną potwierdzone jakiekolwiek niezgodności, STRADA Sp. z o.o.  może wymagać działań naprawczych w celu osiągnięcia wymaganych zgodności.
 
Jeżeli STRADA Sp. z o.o.  uzyska wiedzę o przypadkach niezgodności w jakikolwiek inny sposób, zastrzegamy sobie prawo do zbadania konkretnego przypadku dostawcy, stosownie do okoliczności. Nie ogranicza to jednak ani nie wyłącza w żaden sposób naszych ustawowych lub umownych praw ani środków prawnych.
 
 

Sankcje

W przypadku wykrycia jakichkolwiek niezgodności możemy wymagać uzgodnienia odpowiednich działań w poszczególnych przypadkach. Brak podjęcia działań naprawczych może spowodować zawieszenie lub rozwiązanie umowy z dostawcą / relacji biznesowej.
 
 

Odpowiedzialność dostawcy

Dostawcy powinni znać i monitorować wszystkie swoje lokalizacje i firmy zaangażowane w ich sieć produkcji i dostaw oraz powinni, na żądanie, być w stanie dostarczyć STRADA Sp. z o.o. odpowiednie szczegóły łańcucha dostaw dla towarów i / lub usług dostarczanych do STRADA Sp. z o.o. Dostawcy są odpowiedzialni za zapewnienie, że ich pracownicy, przedstawiciele i podwykonawcy rozumieją i przestrzegają wymogów niniejszego Kodeksu.
Dostawcy muszą być w stanie, w odpowiednim czasie i na żądanie, przekazać stosowne informacje, aby wykazać zgodność z niniejszym Kodeksem i powinni niezwłocznie poinformować STRADA Sp. z o.o., jeśli dostawca lub osoba trzecia, zaangażowana w imieniu dostawcy, nie jest w stanie przestrzegać Kodeksu lub jeśli nastąpiły jakiekolwiek istotne kwestie, które mogą mieć wpływ na wymagania niniejszego Kodeksu.
 
Dostawca powinien umożliwić firmie STRADA Sp. z o.o.  sprawdzenie zgodności z niniejszym Kodeksem podczas spotkań, telekonferencji, przeglądu dokumentów lub , jeśli to konieczne, audytów na miejscu, jeśli jest to wymagane. W tym celu STRADA Sp. z o.o.  będzie działać zgodnie z uzasadnioną „potrzebą wiedzy”.
 
 

Zgłaszanie niezgodności

Jeśli pracownik dostawcy ma powód, by podejrzewać niewłaściwe postępowanie lub inną istotną niezgodność z niniejszym Kodeksem, dostawca musi zgłosić odpowiednie zaniepokojenie i niezgodność.
 
 
 
 
 
 
Wszelkie podejrzane nadużycia mogą być również zgłaszane przez pracownika dostawcy, za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres etyka@transbed.pl, w celu zgłoszenia obaw dotyczących wszelkich zachowań lub działań, które mogą kolidować z etyką biznesową STRADA Sp. z o.o.  i jego wartościami.
 
STRADA Sp. z o.o., w razie potrzeby, dokona przeglądu i podejmie działania następcze w odniesieniu do tych informacji, zgłoszonych wobec odpowiedniego dostawcy. Wszystkie zarejestrowane przypadków znajdą się rejestrze, prowadzonym przez dział audytu wewnętrznego STRADA Sp. z o.o.
 
STRADA Sp. z o.o.  nie będzie tolerować żadnych form odwetu wobec osób zgłaszających w dobrej wierze swoje obawy. W przypadku zgłoszenia swoich wątpliwości i zwrócenia się o poradę w dobrej wierze, STRADA Sp. z o.o.  zawsze będzie wspierać takie osoby.
 

Przegląd kodeksu postępowania dostawców

Niniejszy Kodeks będzie poddawany przeglądowi co najmniej raz na trzy lata lub, w razie potrzeby, częściej, w celu uwzględnienia wszelkich zmieniających się uwarunkowań środowiskowych lub społecznych.
 
Dostawcy mogą znaleźć aktualną wersję Kodeksu w języku polskim i angielskim na stronie internetowej STRADA Sp. z o.o. w zakładce Dostawcy.
 

Zapytania

W razie jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszego Kodeksu, prosimy o kontakt z: Email: responsible.procurement@transbed.pl

Załącznik 1

ZGODNOŚĆ Z PRZEPISAMI PRAWA
 
STRADA Sp. z o.o.  działa w środowisku międzynarodowym i przestrzega lokalnych, krajowych i regionalnych przepisów i regulacji oraz działa zgodnie ze wszystkimi międzynarodowymi traktatami i umowami.
 
Wymagamy od naszych dostawców aby:
 

• przestrzegali wszystkich stosownych lokalnych, krajowych i regionalnych przepisów, regulacji i umów w krajach, w których prowadzą działalność. Oczekuje się również, że dostawcy będą przestrzegać swoich praktyk z ogólnie przyjętymi standardami branżowymi, uzyskiwać i utrzymywać wszystkie obowiązujące zezwolenia, licencje i rejestracje oraz działać zgodnie z ograniczeniami i wymogami zezwoleń przez cały czas.

W przypadku, gdy nasz Kodeks stanowi wyższy standard niż przepisy lokalne, krajowe lub regionalne, oczekujemy od naszych dostawców przestrzegania niniejszego Kodeksu. I odwrotnie, gdy przepisy lokalne, krajowe lub regionalne są bardziej restrykcyjne niż niniejszy Kodeks, oczekujemy, że nasi dostawcy będą przestrzegać tych lokalnych, krajowych lub regionalnych przepisów.
 

• Sprawdzali i zapewniali, za pomocą odpowiednich środków, czy dostarczone produkty i/lub świadczone usługi nie naruszają jakiegokolwiek embarga Unii Europejskiej, Stanów Zjednoczonych Ameryki i/lub Organizacji Narodów Zjednoczonych, w tym wszelkich ograniczeń transakcji krajowych lub przepisów przeciwdziałających obchodzeniu przepisów. Od naszych dostawców wymagamy również przestrzegania przepisów wszystkich stosownych list sankcji Unii Europejskiej, Stanów Zjednoczonych Ameryki i/lub Organizacji Narodów Zjednoczonych dotyczących transakcji handlowych z firmami, osobami lub organizacjami, ujętymi na tych listach. Dostawca powinien wdrożyć odpowiednie zasady i programy w celu zapewnienia zgodności z tymi przepisami.

• Przestrzegali wszystkich obowiązujących przepisów, ustaw, rozporządzeń i kodeksów dotyczących przeciwdziałania przekupstwu i korupcji, w tym między innymi brytyjskiej ustawy o przekupstwie z 2010 r. Oraz ustawy o zagranicznych praktykach korupcyjnych z 1977 r. („FCPA”) oraz wdrożenia odpowiednie zasady i programy zapewniające zgodność z tymi przepisami.

• Przestrzegali obowiązujących przepisów dotyczących zgodności konkurencji we wszystkich obszarach, w których działają, oraz wdrażali odpowiednie zasady i programy w celu zapewnienia zgodności z tymi przepisami.

• Przestrzegali ustaw i aktów podatkowych, które mogą mieć wpływ na STRADA Sp. z o.o.

 
W przypadku, gdy jakiekolwiek indywidualne umowy z naszymi dostawcami zawierają jakiekolwiek bardziej rygorystyczne wymagania niż powyższe postanowienia, takie indywidualne umowy będą rozstrzygające.

Załącznik 2

BEZPIECZEŃSTWO PRODUKTÓW, ŚRODOWISKA I KLIMATU
 
STRADA Sp. z o.o. oczekuje, że dostawcy będą dzielić nasze wartości w zakresie działania na rzecz ochrony środowiska, przeciwdziałania zmianom klimatycznym i bezpieczeństwa produktów (zgodnie z naszą Polityką Zrównoważonego Rozwoju) oraz będą działać w sposób odpowiedzialny ekologicznie.
 
Zachęcamy dostawców do ograniczania wpływu ich działalności na środowisko i do ochrony zasobów naturalnych.
 
Wymagamy od naszych dostawców, stosownie do charakteru działalności, aby:
 

• Przestrzegali wszystkich stosownych przepisów prawa, regulacji i pozwoleń środowiskowych.
• Dążyli do przestrzegania międzynarodowych i branżowych standardów i najlepszych praktyk.
• Działali na rzecz zminimalizowania wpływu środowiskowego na grunty, wodę, różnorodność biologiczną i powietrze oraz optymalizowali wykorzystania zasobów naturalnych, w tym energii i wody.
• Posiadali stosowany i zaktualizowany system zarządzania środowiskowego (zgodny z międzynarodową normą, np. ISO 14001 lub podobną) w celu identyfikacji, kontroli i łagodzenia znaczących wpływów na środowisko.
• Wdrożyli politykę ochrony środowiska i przeciwdziałania zmianom klimatycznym.
• Posiadali zestaw celów, zobowiązań i/lub działań, które zapewniają ciągłą poprawę działań na rzecz ochrony środowiska.
• Wdrożyli program w zakresie energii i zmian klimatycznych, który obejmuje cele w zakresie poprawy efektywności. STRADA Sp. z o.o.  preferuje środki transportu o niższej emisji (minimum Euro 6 oraz AFV np. zasilane LNG) i dąży do optymalizacji logistyki w celu ograniczenia pośrednich emisji gazów cieplarnianych.
• Wdrożyli strategię, zogniskowaną na unikaniu wpływu na bioróżnorodność i ekosystemy oraz identyfikującą i zarządzającą wszelkimi skutkami, które faktycznie występują, w celu osiągnięcia co najmniej zerowej straty bioróżnorodności netto (NNL), a najlepiej pewnego zysku netto.
• Rozumieli i odnosili się do zagrożeń i możliwościami związanymi z wodą, jak również

wspólnych wyzwań, związanych z wodą, w zlewni lokalnej.

• Wdrożyli program ochrony zasobów wodnych, który obejmuje cele w zakresie utrzymania zrównoważonego bilansu wodnego, osiągnięcia dobrej jakości wody i zapewnienia dobrego zarządzania zasobami wodnymi.
• Odnosili się do naruszeń w zakresie ochrony środowiska i skarg oraz informowali o nich STRADA Sp. z o.o., jeśli naruszenia dotykają STRADA Sp. z o.o.
• Działali proaktywnie w celu zapobiegania sytuacjom kryzysowym, a jeśli takie wystąpią, posiadali systemy i procesy, pozwalające na przyjęcie odpowiednich środków zapobiegawczych i naprawczych.
• Spełniali normy jakości i bezpieczeństwa dla wszystkich produktów i usług, wymagane przez obowiązujące prawo.

• Zarządzali ryzykiem, związanym z higieną i bezpieczeństwem produktów w całym łańcuchu dostaw.
• Posiadali system zarządzania jakością zgodny z międzynarodową normą, np. ISO 9001.
• Stosowali surowce o znanym pochodzeniu i zapewniali identyfikowalność surowców i gotowych produktów.
• Przekazali STRADA Sp. z o.o.  aktualne karty charakterystyki materiałów, w stosownych przypadkach, oraz wszelkie inne istotne dokumenty i informacje wymagane przez STRADA Sp. z o.o.

 

Załącznik 3
Bezpieczeństwo i zdrowie w pracy

 
Wymagamy od naszych dostawców aby:
 

• Zachowywali zgodność ze wszystkimi obowiązującymi normami bezpieczeństwa i zdrowia zawodowego, w tym z wymogami rządowymi, wymogami dotyczącymi bezpieczeństwa operacyjnego i bezpieczeństwa zakładu wytwórczego, zdrowia zawodowego oraz wymogami umownymi

• Zapewniali wszystkim swoim pracownikom i kontrahentom bezpieczne i zdrowe środowisko pracy.

• Wdrażali uzasadnione i niezbędne środki kontroli, w tym między innymi rozwiązania techniczne, procedury bezpieczeństwa, zasady i wydawanie odpowiednich środków ochrony osobistej, w celu zmniejszenia ryzyka wypadków, obrażeń i narażenia na szkodliwe substancje niebezpieczne.

• Posiadali własną politykę bezpieczeństwa i higieny pracy.

• Posiadali udokumentowany system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, który zapewnia stały monitoring i poprawę środowiska pracy.

• Wykazywali zaangażowanie kierownictwa wyższego szczebla w kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy poprzez audyty i zaangażowanie pracowników.

• Zapewniali posiadanie środków kontroli operacyjnej, takich jak zasady i procedury, które są przekazywane wszystkim pracownikom.

• Zapewniali pracownikom i wykonawcom regularne i stosowne szkolenia z zakresu BHP.

• Bezzwłocznie zgłaszali do STRADA Sp. z o.o wszystkie incydenty związane ze zdrowiem i bezpieczeństwem i higiena pracy, mające miejsce na terenie STRADA Sp. z o.o. Może to wymagać udziału w dochodzeniu w sprawie wszelkich incydentów prowadzonych przez STRADA Sp. z o.o

• Prowadzili regularne inspekcji i audyty w miejscu pracy.

• Posiadali procedury gotowości i reagowania w sytuacjach kryzysowych.

• W stosownych przypadkach, zapewniali bezpieczne i zdrowe obiekty mieszkalne oraz zaplecze higieniczne, spełniające jako minimum stosowne wymogi prawa lokalnego.

Załącznik 4
Praca i prawa człowieka

 
STRADA Sp. z o.o oczekuje od dostawców zapewnienia bezpiecznego i uczciwego środowiska pracy dla swoich pracowników i kontrahentów oraz przestrzegania i poszanowania uznanych na całym świecie praw człowieka opisanych w Podstawowych konwencjach Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP), Powszechnej deklaracji praw człowieka ONZ, wytycznych ONZ dotyczących biznesu i praw człowieka oraz inicjatywie ONZ Global Compact.
 
Wymagamy od naszych dostawców aby:
 

• Zatrudniali tylko pracowników, którzy są prawnie upoważnieni do pracy w swoich zakładach i są odpowiedzialni za potwierdzenie uprawnień pracowników do pracy za pomocą stosownej dokumentacji. Jeśli wymaga tego lokalne prawo, wszyscy pracownicy dostawcy STRADA Sp. z o.o muszą mieć umowy o pracę. Wszelka praca jest dobrowolna, a pracownicy mają prawo do odstąpienia od pracy lub rozwiązania stosunku pracy z zachowaniem rozsądnego okresu wypowiedzenia.

• Traktowali wszystkich pracowników i wykonawców sprawiedliwie i z szacunkiem oraz

zakazywali dyskryminacji lub nękania - w szczególności, ale nie wyłącznie - ze względu na płeć, stan cywilny lub rodzicielstwo, pochodzenie etniczne lub narodowe, pochodzenie społeczne, orientację seksualną, przekonania religijne, przynależność polityczną, wiek, niepełnosprawność lub przynależność związkową.
 

• Zapewniali swoim pracownikom godziwe wynagrodzenie, świadczenia i godziny pracy, które spełniają co najmniej normy prawne lub branżowe.

• Nie tolerowali jakichkolwiek przypadków pracy dzieci (osób poniżej 16 roku życia) oraz zapewniali specjalne zabezpieczenia dla pracowników młodocianych (osób poniżej 18 roku życia i powyżej ustawowego minimalnego wieku produkcyjnego).

• Zapewniali, aby w ich miejscu pracy nie dochodziło do molestowania, nękania, brutalnego

traktowania, przemocy, zastraszania, kar cielesnych, przymusu psychicznego lub fizycznego, zastraszania oraz wykorzystywania słownego lub seksualnego, gróźb przemocy jako metody dyscypliny lub kontroli, takich jak zatrzymywanie dokumentów tożsamości pracowników, ich paszportów, pozwoleń na pracę lub pobieranie kaucji jako warunku zatrudnienia.
 

• Nie  dopuszczali  do  jakichkolwiek  form  nieludzkiego  traktowania  pracowników i wykonawców.

• Nie dopuszczali do współczesnego niewolnictwa (niewolnictwo, praca przymusowa, obowiązkowa lub niewolnicza, niewola lub handel ludźmi).

• Dokładnie określili swój wpływ na prawa człowieka, gdy tylko zostanie uzgodniona potrzeba podjęcia takich działań.

• Posiadali odpowiednie mechanizmy naprawcze na wypadek naruszenia praw człowieka.
   
• Powiadamiali niezwłocznie STRADA Sp. z o.o, na piśmie, jeśli posiądą informacje lub zyskają powody, aby sądzić, że STRADA Sp. z o.o lub którykolwiek z członków kadry kierowniczej STRADA Sp. z o.o, naruszył którykolwiek z powyższych wymogów.