Kodeks postępowania dostawców STRADA Sp. z o.o. NR WYDANIA: 01 DATA WYDANIA: 22.04.2022
Wstęp
STRADA Sp. z o.o. jest świadome swojej odpowiedzialności wobec ludzi, społeczności i środowiska. Nasze postępowanie biznesowe i działania w zakresie zrównoważonego rozwoju są regulowane przez naszą Politykę Uczciwości w Biznesie, nasz Kodeks Etyki Biznesowej oraz naszymi Politykami Zrównoważonego Rozwoju.Odpowiedzialne zaopatrzenie jest potężnym narzędziem, służącym promowaniu zrównoważonych wartości i praktyk w całym łańcuchu wartości. Naszym celem jest budowanie silnych, proaktywnych i długoterminowych relacji roboczych i partnerskich z naszymi dostawcami oraz promowanie odpowiedzialnego postępowania w całym łańcuchu dostaw, tworząc długofalową wartość zarówno dla STRADA Sp. z o.o., jak i jej interesariuszy. Zrównoważony rozwój jest integralną zasadą zarządzania dostawcami w STRADA Sp. z o.o. Uznajemy naszych dostawców za kluczowych dla naszego sukcesu.
Definicja
Dostawcami dla STRADA Sp. z o.o. są firmy lub osoby produkujące towary, zajmujące się sprzedażą towarów lub świadczeniem usług, w tym dostawcy wszystkich materiałów i usług, kontrahenci, konsultanci, usługodawcy outsourcingowi, dystrybutorzy i inni partnerzy biznesowi.Zakres
STRADA sp. z o.o. zobowiązuje się do stosowania niniejszego Kodeksu w odniesieniu do swoich dostawców wszystkich towarów i usług, niezależnie od jurysdykcji, w której prowadzą działalność, oraz prawa mającego zastosowanie w tej jurysdykcji (przy czym niniejszy Kodeks stanowi wyższy standard).Oczekujemy, ze nasi dostawcy będą stosować podobne wymagania w odniesieniu do własnego łańcucha dostaw.
Polityka
Nasz Kodeks postępowania dla dostawców (zwany dalej „Kodeksem”) określa minimalne standardy i oczekiwania w zakresie ochrony środowiska, kwestii społecznych i etycznych w odniesieniu do wszystkich naszych dostawców. Odnosi się do międzynarodowych standardów, takich jak Powszechna deklaracja praw człowieka, wytyczne ONZ dotyczące biznesu i praw człowieka, podstawowe konwencje Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP), Programie Środowiskowym Organizacji Narodów Zjednoczonych (UNEP) oraz 10 zasad ONZ Global Compact. Niniejszy Kodeks powinien być wdrażany w powiązaniu z naszą Polityką Uczciwości w Biznesie, naszym Kodeksem Etyki Biznesowej oraz naszymi Politykami Zrównoważonego Rozwoju.Kodeks jasno określa kluczowe zasady i wartości, które kierują naszym postępowaniem i wspierają nasze wartości, polityki i zasady. Zachęca wszystkich, z którymi prowadzimy współpracę, do przestrzegania tych samych zasad. STRADA Sp. z o.o. oczekuje od swoich dostawców przestrzegania stosownych przepisów prawa lokalnego, krajowego i regionalnego oraz traktatów międzynarodowych, traktowania swoich pracowników w sposób uczciwy oraz godny z szacunkiem, zapewnienia bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy, działania w sposób odpowiedzialny ekologicznie oraz uczciwego i rzetelnego prowadzenia działalności.
Niniejszy Kodeks odnosi się do następujących obszarów kluczowych dla dostawców:
- Zgodność z przepisami prawa
- Bezpieczeństwo produktów, środowiska i klimatu
- Bezpieczeństwo i zdrowie w pracy
- Praca i prawa człowieka
- Etyka biznesowa
Każdy z tych kluczowych obszarów tematycznych został bardziej szczegółowo wyjaśniony w załącznikach do niniejszego Kodeksu.
Zgodność
Chcemy współpracować z dostawcami i innymi partnerami biznesowymi, którzy podzielają nasze wartości i wysokie standardy zrównoważonego i etycznego zachowania w biznesie.Oczekiwania zawarte w niniejszym Kodeksie wpłyną na naszą decyzję o nawiązaniu lub przedłużeniu istniejących relacji biznesowych; rozumiemy jednakże, iż nie wszyscy nasi dostawcy natychmiast spełnią wszystkie wymagania niniejszego Kodeksu. Jeśli dostawca nie jest w stanie spełnić naszych minimalnych wymagań, będziemy z nim współpracować w celu wdrożenia odpowiednich działań naprawczych oraz zastrzegamy sobie prawo do zawieszenia dostaw od dostawcy do czasu, gdy uznamy jego postępowanie za zadowalające. W szczególności Ci dostawcy, którzy trwale lub w znaczący sposób odbiegają od tych wymagań, zostaną wykluczeni ze współpracy z STRADA Sp. z o.o.
Monitorowanie i przegląd
STRADA Sp. z o.o. posiada system zarządzania relacjami z dostawcami, w celu zapewnienia spójnego procesu wyboru, oceny, monitorowania i zarządzania dostawcami STRADA Sp. z o.o.. System ten charakteryzuje się podejściem opartym na ryzyku, w celu dokonania oceny dostawców wobec wymagań niniejszego Kodeksu.Stosując podejście oparte na ryzyku, będziemy oceniać nowych dostawców, zanim STRADA Sp. z o.o. nawiąże z nimi relacje biznesowe. Dodatkowo, wybrana liczba istniejących dostawców będzie okresowo poddawana ocenie i przeglądowi. Dostawcy ci zostaną wybrani w oparciu o wewnętrzne pomiary potencjalnego ryzyka w każdym z pięciu obszarów niniejszego Kodeksu.
Ocena taka początkowo przyjmie formę kwestionariusza samooceny. Jeżeli ocena dostawcy będzie budzić jakiekolwiek wątpliwości lub uwidoczni kwestie, które wymagają wyjaśnienia, STRADA Sp. z o.o. zwróci się do dostawcy o dalsze informacje. Odpowiednio do skali i charakteru zgłaszanych obaw, może to przybrać formę żądania dalszych informacji, konferencji telefonicznej lub spotkania. Ponadto STRADA Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do żądania przeprowadzenia audytu u dostawcy na miejscu, jeśli jest to wymagane. Jeśli podczas takiego audytu zostaną potwierdzone jakiekolwiek niezgodności, STRADA Sp. z o.o. może wymagać działań naprawczych w celu osiągnięcia wymaganych zgodności.
Jeżeli STRADA Sp. z o.o. uzyska wiedzę o przypadkach niezgodności w jakikolwiek inny sposób, zastrzegamy sobie prawo do zbadania konkretnego przypadku dostawcy, stosownie do okoliczności. Nie ogranicza to jednak ani nie wyłącza w żaden sposób naszych ustawowych lub umownych praw ani środków prawnych.
Sankcje
W przypadku wykrycia jakichkolwiek niezgodności możemy wymagać uzgodnienia odpowiednich działań w poszczególnych przypadkach. Brak podjęcia działań naprawczych może spowodować zawieszenie lub rozwiązanie umowy z dostawcą / relacji biznesowej.Odpowiedzialność dostawcy
Dostawcy powinni znać i monitorować wszystkie swoje lokalizacje i firmy zaangażowane w ich sieć produkcji i dostaw oraz powinni, na żądanie, być w stanie dostarczyć STRADA Sp. z o.o. odpowiednie szczegóły łańcucha dostaw dla towarów i / lub usług dostarczanych do STRADA Sp. z o.o. Dostawcy są odpowiedzialni za zapewnienie, że ich pracownicy, przedstawiciele i podwykonawcy rozumieją i przestrzegają wymogów niniejszego Kodeksu.Dostawcy muszą być w stanie, w odpowiednim czasie i na żądanie, przekazać stosowne informacje, aby wykazać zgodność z niniejszym Kodeksem i powinni niezwłocznie poinformować STRADA Sp. z o.o., jeśli dostawca lub osoba trzecia, zaangażowana w imieniu dostawcy, nie jest w stanie przestrzegać Kodeksu lub jeśli nastąpiły jakiekolwiek istotne kwestie, które mogą mieć wpływ na wymagania niniejszego Kodeksu.
Dostawca powinien umożliwić firmie STRADA Sp. z o.o. sprawdzenie zgodności z niniejszym Kodeksem podczas spotkań, telekonferencji, przeglądu dokumentów lub , jeśli to konieczne, audytów na miejscu, jeśli jest to wymagane. W tym celu STRADA Sp. z o.o. będzie działać zgodnie z uzasadnioną „potrzebą wiedzy”.
Zgłaszanie niezgodności
Jeśli pracownik dostawcy ma powód, by podejrzewać niewłaściwe postępowanie lub inną istotną niezgodność z niniejszym Kodeksem, dostawca musi zgłosić odpowiednie zaniepokojenie i niezgodność.
STRADA Sp. z o.o., w razie potrzeby, dokona przeglądu i podejmie działania następcze w odniesieniu do tych informacji, zgłoszonych wobec odpowiedniego dostawcy. Wszystkie zarejestrowane przypadków znajdą się rejestrze, prowadzonym przez dział audytu wewnętrznego STRADA Sp. z o.o.
STRADA Sp. z o.o. nie będzie tolerować żadnych form odwetu wobec osób zgłaszających w dobrej wierze swoje obawy. W przypadku zgłoszenia swoich wątpliwości i zwrócenia się o poradę w dobrej wierze, STRADA Sp. z o.o. zawsze będzie wspierać takie osoby.
Przegląd kodeksu postępowania dostawców
Niniejszy Kodeks będzie poddawany przeglądowi co najmniej raz na trzy lata lub, w razie potrzeby, częściej, w celu uwzględnienia wszelkich zmieniających się uwarunkowań środowiskowych lub społecznych.Dostawcy mogą znaleźć aktualną wersję Kodeksu w języku polskim i angielskim na stronie internetowej STRADA Sp. z o.o. w zakładce Dostawcy.
Zapytania
W razie jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszego Kodeksu, prosimy o kontakt z: Email: responsible.procurement@transbed.plZałącznik 1
ZGODNOŚĆ Z PRZEPISAMI PRAWASTRADA Sp. z o.o. działa w środowisku międzynarodowym i przestrzega lokalnych, krajowych i regionalnych przepisów i regulacji oraz działa zgodnie ze wszystkimi międzynarodowymi traktatami i umowami.
Wymagamy od naszych dostawców aby:
- przestrzegali wszystkich stosownych lokalnych, krajowych i regionalnych przepisów, regulacji i umów w krajach, w których prowadzą działalność. Oczekuje się również, że dostawcy będą przestrzegać swoich praktyk z ogólnie przyjętymi standardami branżowymi, uzyskiwać i utrzymywać wszystkie obowiązujące zezwolenia, licencje i rejestracje oraz działać zgodnie z ograniczeniami i wymogami zezwoleń przez cały czas.
- Sprawdzali i zapewniali, za pomocą odpowiednich środków, czy dostarczone produkty i/lub świadczone usługi nie naruszają jakiegokolwiek embarga Unii Europejskiej, Stanów Zjednoczonych Ameryki i/lub Organizacji Narodów Zjednoczonych, w tym wszelkich ograniczeń transakcji krajowych lub przepisów przeciwdziałających obchodzeniu przepisów. Od naszych dostawców wymagamy również przestrzegania przepisów wszystkich stosownych list sankcji Unii Europejskiej, Stanów Zjednoczonych Ameryki i/lub Organizacji Narodów Zjednoczonych dotyczących transakcji handlowych z firmami, osobami lub organizacjami, ujętymi na tych listach. Dostawca powinien wdrożyć odpowiednie zasady i programy w celu zapewnienia zgodności z tymi przepisami.
- Przestrzegali wszystkich obowiązujących przepisów, ustaw, rozporządzeń i kodeksów dotyczących przeciwdziałania przekupstwu i korupcji, w tym między innymi brytyjskiej ustawy o przekupstwie z 2010 r. Oraz ustawy o zagranicznych praktykach korupcyjnych z 1977 r. („FCPA”) oraz wdrożenia odpowiednie zasady i programy zapewniające zgodność z tymi przepisami.
- Przestrzegali obowiązujących przepisów dotyczących zgodności konkurencji we wszystkich obszarach, w których działają, oraz wdrażali odpowiednie zasady i programy w celu zapewnienia zgodności z tymi przepisami.
- Przestrzegali ustaw i aktów podatkowych, które mogą mieć wpływ na STRADA Sp. z o.o.
W przypadku, gdy jakiekolwiek indywidualne umowy z naszymi dostawcami zawierają jakiekolwiek bardziej rygorystyczne wymagania niż powyższe postanowienia, takie indywidualne umowy będą rozstrzygające.
Załącznik 2
BEZPIECZEŃSTWO PRODUKTÓW, ŚRODOWISKA I KLIMATUSTRADA Sp. z o.o. oczekuje, że dostawcy będą dzielić nasze wartości w zakresie działania na rzecz ochrony środowiska, przeciwdziałania zmianom klimatycznym i bezpieczeństwa produktów (zgodnie z naszą Polityką Zrównoważonego Rozwoju) oraz będą działać w sposób odpowiedzialny ekologicznie.
Zachęcamy dostawców do ograniczania wpływu ich działalności na środowisko i do ochrony zasobów naturalnych.
Wymagamy od naszych dostawców, stosownie do charakteru działalności, aby:
- Przestrzegali wszystkich stosownych przepisów prawa, regulacji i pozwoleń środowiskowych.
- Dążyli do przestrzegania międzynarodowych i branżowych standardów i najlepszych praktyk.
- Działali na rzecz zminimalizowania wpływu środowiskowego na grunty, wodę, różnorodność biologiczną i powietrze oraz optymalizowali wykorzystania zasobów naturalnych, w tym energii i wody.
- Posiadali stosowany i zaktualizowany system zarządzania środowiskowego (zgodny z międzynarodową normą, np. ISO 14001 lub podobną) w celu identyfikacji, kontroli i łagodzenia znaczących wpływów na środowisko.
- Wdrożyli politykę ochrony środowiska i przeciwdziałania zmianom klimatycznym.
- Posiadali zestaw celów, zobowiązań i/lub działań, które zapewniają ciągłą poprawę działań na rzecz ochrony środowiska.
- Wdrożyli program w zakresie energii i zmian klimatycznych, który obejmuje cele w zakresie poprawy efektywności. STRADA Sp. z o.o. preferuje środki transportu o niższej emisji (minimum Euro 6 oraz AFV np. zasilane LNG) i dąży do optymalizacji logistyki w celu ograniczenia pośrednich emisji gazów cieplarnianych.
- Wdrożyli strategię, zogniskowaną na unikaniu wpływu na bioróżnorodność i ekosystemy oraz identyfikującą i zarządzającą wszelkimi skutkami, które faktycznie występują, w celu osiągnięcia co najmniej zerowej straty bioróżnorodności netto (NNL), a najlepiej pewnego zysku netto.
- Rozumieli i odnosili się do zagrożeń i możliwościami związanymi z wodą, jak również
- Wdrożyli program ochrony zasobów wodnych, który obejmuje cele w zakresie utrzymania zrównoważonego bilansu wodnego, osiągnięcia dobrej jakości wody i zapewnienia dobrego zarządzania zasobami wodnymi.
- Odnosili się do naruszeń w zakresie ochrony środowiska i skarg oraz informowali o nich STRADA Sp. z o.o., jeśli naruszenia dotykają STRADA Sp. z o.o.
- Działali proaktywnie w celu zapobiegania sytuacjom kryzysowym, a jeśli takie wystąpią, posiadali systemy i procesy, pozwalające na przyjęcie odpowiednich środków zapobiegawczych i naprawczych.
- Spełniali normy jakości i bezpieczeństwa dla wszystkich produktów i usług, wymagane przez obowiązujące prawo.
- Zarządzali ryzykiem, związanym z higieną i bezpieczeństwem produktów w całym łańcuchu dostaw.
- Posiadali system zarządzania jakością zgodny z międzynarodową normą, np. ISO 9001.
- Stosowali surowce o znanym pochodzeniu i zapewniali identyfikowalność surowców i gotowych produktów.
- Przekazali STRADA Sp. z o.o. aktualne karty charakterystyki materiałów, w stosownych przypadkach, oraz wszelkie inne istotne dokumenty i informacje wymagane przez STRADA Sp. z o.o.
Załącznik 3
Bezpieczeństwo i zdrowie w pracy
Wymagamy od naszych dostawców aby:
- Zachowywali zgodność ze wszystkimi obowiązującymi normami bezpieczeństwa i zdrowia zawodowego, w tym z wymogami rządowymi, wymogami dotyczącymi bezpieczeństwa operacyjnego i bezpieczeństwa zakładu wytwórczego, zdrowia zawodowego oraz wymogami umownymi
- Zapewniali wszystkim swoim pracownikom i kontrahentom bezpieczne i zdrowe środowisko pracy.
- Wdrażali uzasadnione i niezbędne środki kontroli, w tym między innymi rozwiązania techniczne, procedury bezpieczeństwa, zasady i wydawanie odpowiednich środków ochrony osobistej, w celu zmniejszenia ryzyka wypadków, obrażeń i narażenia na szkodliwe substancje niebezpieczne.
- Posiadali własną politykę bezpieczeństwa i higieny pracy.
- Posiadali udokumentowany system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, który zapewnia stały monitoring i poprawę środowiska pracy.
- Wykazywali zaangażowanie kierownictwa wyższego szczebla w kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy poprzez audyty i zaangażowanie pracowników.
- Zapewniali posiadanie środków kontroli operacyjnej, takich jak zasady i procedury, które są przekazywane wszystkim pracownikom.
- Zapewniali pracownikom i wykonawcom regularne i stosowne szkolenia z zakresu BHP.
- Bezzwłocznie zgłaszali do STRADA Sp. z o.o wszystkie incydenty związane ze zdrowiem i bezpieczeństwem i higiena pracy, mające miejsce na terenie STRADA Sp. z o.o. Może to wymagać udziału w dochodzeniu w sprawie wszelkich incydentów prowadzonych przez STRADA Sp. z o.o
- Prowadzili regularne inspekcji i audyty w miejscu pracy.
- Posiadali procedury gotowości i reagowania w sytuacjach kryzysowych.
- W stosownych przypadkach, zapewniali bezpieczne i zdrowe obiekty mieszkalne oraz zaplecze higieniczne, spełniające jako minimum stosowne wymogi prawa lokalnego.
Załącznik 4
Praca i prawa człowieka
STRADA Sp. z o.o oczekuje od dostawców zapewnienia bezpiecznego i uczciwego środowiska pracy dla swoich pracowników i kontrahentów oraz przestrzegania i poszanowania uznanych na całym świecie praw człowieka opisanych w Podstawowych konwencjach Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP), Powszechnej deklaracji praw człowieka ONZ, wytycznych ONZ dotyczących biznesu i praw człowieka oraz inicjatywie ONZ Global Compact.
Wymagamy od naszych dostawców aby:
- Zatrudniali tylko pracowników, którzy są prawnie upoważnieni do pracy w swoich zakładach i są odpowiedzialni za potwierdzenie uprawnień pracowników do pracy za pomocą stosownej dokumentacji. Jeśli wymaga tego lokalne prawo, wszyscy pracownicy dostawcy STRADA Sp. z o.o muszą mieć umowy o pracę. Wszelka praca jest dobrowolna, a pracownicy mają prawo do odstąpienia od pracy lub rozwiązania stosunku pracy z zachowaniem rozsądnego okresu wypowiedzenia.
- Traktowali wszystkich pracowników i wykonawców sprawiedliwie i z szacunkiem oraz
- Zapewniali swoim pracownikom godziwe wynagrodzenie, świadczenia i godziny pracy, które spełniają co najmniej normy prawne lub branżowe.
- Nie tolerowali jakichkolwiek przypadków pracy dzieci (osób poniżej 16 roku życia) oraz zapewniali specjalne zabezpieczenia dla pracowników młodocianych (osób poniżej 18 roku życia i powyżej ustawowego minimalnego wieku produkcyjnego).
- Zapewniali, aby w ich miejscu pracy nie dochodziło do molestowania, nękania, brutalnego
- Nie dopuszczali do jakichkolwiek form nieludzkiego traktowania pracowników i wykonawców.
- Nie dopuszczali do współczesnego niewolnictwa (niewolnictwo, praca przymusowa, obowiązkowa lub niewolnicza, niewola lub handel ludźmi).
- Dokładnie określili swój wpływ na prawa człowieka, gdy tylko zostanie uzgodniona potrzeba podjęcia takich działań.
-
Posiadali odpowiednie mechanizmy naprawcze na wypadek naruszenia praw człowieka.
- Powiadamiali niezwłocznie STRADA Sp. z o.o, na piśmie, jeśli posiądą informacje lub zyskają powody, aby sądzić, że STRADA Sp. z o.o lub którykolwiek z członków kadry kierowniczej STRADA Sp. z o.o, naruszył którykolwiek z powyższych wymogów.
Załącznik 5
Etyka biznesowa
Korupcja i łapówkarstwo są niestety, cechą charakterystyczną życia biznesowego i publicznego w wielu krajach na całym świecie. Nawet sugestia korupcji może zaszkodzić reputacji firmy lub grupy i wpłynąć na jej zdolność do prowadzenia działalności. STRADA Sp. z o.o jest świadoma swojej odpowiedzialności biznesowej i wspiera działania podejmowane w celu stworzenia trwałej uczciwości biznesowej.
STRADA Sp. z o.o nie toleruje jakichkolwiek form łapówkarstwa lub korupcji ze strony pracowników, dostawców i podmiotów, z którymi STRADA Sp. z o.o współpracuje. Wszyscy nasi pracownicy są zobowiązani do unikania wszelkich działań, które mogłyby prowadzić do lub sugerować konflikt interesów z działalnością STRADA Sp. z o.o.
Wymagamy od naszych dostawców stosowania się do naszej Polityki Uczciwości w Biznesie.